La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una solución que está siendo ampliamente utilizada en diversas industrias para automatizar y optimizar operaciones manuales repetitivas de todo tipo. Es una tecnología que facilita la creación de robots de software que emulan las acciones humanas que interactúan con los sistemas digitales.

Es una práctica que está en auge en el desarrollo y la programación, y se espera que se expanda hasta convertirse en una tecnología empresarial estándar, permitiendo liberar al personal de las tareas monótonas y repetitivas, y dándoles tiempo para realizar un trabajo donde puedan aportar mayor valor.

La transformación digital está cambiando la manera de trabajar. Muchas empresas quieren subirse a esta ola de cambio y digitalización, y la adopción de soluciones RPA forma parte de la agenda.

RPA es aplicable a casi cualquier tipo de industria. Es una solución no invasiva, de rápida implementación y que no interfiere con los sistemas existentes. Acelera flujos de trabajo, reduce errores, incrementa la productividad de los colaboradores y mejora la eficiencia del negocio.

Dicho esto, el cambio no es algo que se pueda implementar de un día para el otro. Puede suceder que las empresas se embarquen en la búsqueda de proveedores RPA pero no sepan bien por dónde les conviene comenzar, qué procesos automatizar y cómo establecer las metas buscadas. Esta falta de conocimiento puede derivar en que sus proyectos no tengan los resultados esperados.

Les comparto, los que para mí, son los primeros pasos necesarios para implementar con éxito una solución RPA:

RPA tiene como fin último buscar la eficiencia en la organización a través de la automatización de procesos. Pero los robots no funcionan solos de por sí, necesitan de una constante retroalimentación y mejora continua para lograr su funcionamiento óptimo.

Entender realmente el alcance de la solución, su aplicación concreta, los tiempos de desarrollo, el ROI del proyecto y demás aspectos involucrados, le permite a la persona responsable tomar decisiones correctas respecto a la implementación del proyecto.

Puede suceder que la “promesa ideal” de automatizar, simplificar y ahorrar, nos lleve a querer implementar RPA en todos los procesos existentes en la empresa ¡Error! “…quien mucho abarca poco aprieta…”

Para aquellas organizaciones que recién comienzan a incursionar en este tipo de soluciones, lo ideal es identificar los procesos más simples, rutinarios, con alto volúmen de operaciones y propensos al error humano, como por ejemplo puede ser, la carga de datos.

Identificados los procesos, resulta efectivo listarlos dándoles orden en función a los criterios definidos por la empresa, y en base a los cuales se quiera tomar una decisión.

Seleccionar un proyecto “de entrada” entre el listado de proyectos, es el paso siguiente para llevar adelante una primera implementación completa. Medir, analizar y a partir de los resultados obtenidos, continuar con la agenda de proyectos resulta un camino lógico para avanzar a paso firme.

Esta experiencia será útil para poner a prueba las promesas de valor de los desarrollos RPA y enfrentar los imprevistos que puedan surgir a la hora de pasar de la teoría a la práctica.

¡No perdamos de vista que todo desarrollo es un proceso de mejora continua!

Habiendo definido los criterios de evaluación, RPA permite obtener diferentes tipos de métricas para evaluar avances y resultados del proyecto. Se pueden medir por ejemplo, tiempos de desarrollo, costos del proyecto, ahorro de tiempo y dinero, mejoras en las métricas de atención a clientes o carga de datos. Las variables son tantas como objetivos del proyecto se hayan definido.

También resulta importante documentar cada etapa del proceso para contar con la información necesaria al momento de escalar.

Esta evaluación ayudará a determinar si es conveniente avanzar con una solución RPA o no.

Si los resultados del proyecto de entrada fueron satisfactorios, será momento de evaluar expandir la solución a otras áreas y proyectos de la empresa. En base al listado confeccionado en el punto 2 y respetando los criterios de evaluación definidos, podrá seleccionar los proyectos adecuados para escalar la solución RPA a otras áreas de la empresa.

A modo de síntesis, la decisión de implementar soluciones RPA debe darse desde un abordaje estratégico, pensando en un proyecto por etapas y en el largo plazo, con un enfoque inteligente, que se centre en el uso de las tecnologías adecuadas.

Para comenzar y minimizar riesgos, se sugiere una fase inicial exploratoria donde se deben identificar los procesos más simples, repetitivos y tediosos. Elegir un proyecto de inicio, que otorgue visibilidad y confianza al equipo, a los empleados involucrados y a la organización en general.

Con los resultados del proyecto demo y la documentación de respaldo, se puede pasar a una segunda fase de consolidación, donde se coordinen e integren múltiples procesos transversales a distintas áreas de la organización.

La gestión del cambio debe ser estratégica, consensuada entre las diferentes áreas de la organización, basada en un plan de trabajo escalable y acompañada por un socio estratégico que cuente con los conocimientos técnicos y de negocio necesarios para dar seguridad y garantizar el éxito del proceso. 

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